Elektronische Entgeltunterlagen: Pflichten & Fristen für Arbeitgeber ab 2027

Angenommen, die Deutsche Rentenversicherung kündigt für übermorgen eine Prüfung an – wären Ihre Entgeltunterlagen in diesem Moment vollständig griffbereit?

In der Praxis ist das häufig nicht der Fall: Der Arbeitsvertrag liegt im Papierordner, die Meldung der Krankenkasse im E-Mail-Postfach und die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung der Werkstudentin noch auf dem Schreibtisch der Personalabteilung. Genau dieser Umgang mit Unterlagen wird ab 2027 zum Risiko.

Denn zum 1. Januar 2027 endet eine bestehende Übergangsregelung: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen dann grundsätzlich elektronisch führen. Neu ist die Pflicht an sich nicht. Zum 31. Dezember 2026 entfällt jedoch die Möglichkeit, sich nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV von der elektronischen Führung befreien zu lassen.

Wer bislang befreit war oder sich noch nicht mit der Umstellung beschäftigt hat, sollte jetzt handeln. Wir erklären, was rechtlich dahintersteht, welche Unterlagen betroffen sind und wie Sie Ihre Ablage, Prozesse und Systeme auf die Anforderungen vorbereiten.

In diesem Artikel informieren wir Sie darüber,

• welche rechtlichen Grundlagen gelten.
• was sich ab 2027 in der Praxis ändert.
• welche Arbeitgeber und Unterlagen betroffen sind.
• welche technischen und organisatorischen Anforderungen zu beachten sind.
• wie DATEV Personal die Umsetzung unterstützen kann.
• welche Konsequenzen bei unvollständigen Unterlagen drohen.
• welche Schritte Sie jetzt einleiten sollten.

Entgeltunterlagen sind alle Dokumente und Aufzeichnungen, die ein Arbeitgeber für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge sowie für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung benötigt.

Dazu gehören nicht nur die laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Relevant sind auch zahlreiche begleitende Nachweise, etwa Befreiungsanträge, Arbeitszeitaufzeichnungen, Beschäftigungsnachweise oder Bescheide der Krankenkassen.

Ab dem 1. Januar 2027 reicht es nicht mehr aus, diese Unterlagen in Papierform vorzuhalten. Sie müssen elektronisch geführt, aufbewahrt und im Prüfungsfall unverzüglich lesbar bereitgestellt werden können (§ 8 Abs. 2 BVV).

Betroffen sind grundsätzlich alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Vom Kleinstbetrieb bis zum Konzern gilt dieselbe Verpflichtung. Eine Sonderregel für kleinere Betriebe gibt es nicht.

Die Pflicht stützt sich nicht auf ein einzelnes neues Gesetz, sondern auf ein Zusammenspiel mehrerer Regelungen:

Digital gespeichert bedeutet nicht automatisch prüfungssicher aufbewahrt. Entscheidend ist, wie die Unterlagen erfasst, abgelegt, geschützt und im Prüfungsfall bereitgestellt werden.

Ein Werkstudent reicht im Sommersemester eine neue Immatrikulationsbescheinigung ein, weil er die Hochschule gewechselt hat. Bei einer Betriebsprüfung möchte die Prüferin nachvollziehen, ob die Versicherungsfreiheit über den gesamten Zeitraum korrekt beurteilt wurde.

Ein Mitarbeiter kehrt nach zwölf Monaten Elternzeit in Teilzeit statt in Vollzeit zurück. Der Prüfer fragt, ob die Beitragsberechnung korrekt angepasst wurde.

Der Gesetzgeber schreibt nach dem zugrunde gelegten Artikel kein bestimmtes Produkt vor. Entscheidend ist, dass die Unterlagen die fachlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllen.

Eine strukturierte digitale Personalakte oder ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem kann die Umsetzung jedoch wesentlich erleichtern. Voraussetzung ist, dass die Ablage nicht nur technisch vorhanden, sondern auf die Lohn- und Personalprozesse abgestimmt ist.

Ein Datenmanagementsystem allein erfüllt die Anforderungen nicht automatisch. Entscheidend ist, wie die Unterlagen darin organisiert werden. Sie müssen vollständig, eindeutig zugeordnet, vor unbemerkten Veränderungen geschützt und im Prüfungsfall schnell auffindbar sein. Ohne passende Struktur für Lohn- und Personalprozesse bleibt auch ein leistungsfähiges System lückenhaft.

Selbst wenn die Lohnabrechnung ganz oder teilweise ausgelagert ist, bleibt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber. Kanzlei und Unternehmen müssen daher eindeutig festlegen:

• Welche Unterlagen bei der Kanzlei entstehen.
• Welche Dokumente im Unternehmen verbleiben.
• Wie Unterlagen übermittelt werden.
• Wo die vollständige Ablage geführt wird.
• Wer sie im Prüfungsfall bereitstellt.

Dies ist auch dann wichtig, wenn später die Kanzlei, der Dienstleister oder das verwendete System gewechselt wird.

Fehlen elektronische Entgeltunterlagen bei einer Betriebsprüfung oder sind diese nicht eindeutig zuzuordnen, kann sich der Prüfungsablauf erheblich verzögern.

Mögliche Folgen sind:

• Rückfragen der Prüferinnen und Prüfer,
• zusätzlicher Abstimmungs- und Suchaufwand,
• Nachforderung von Unterlagen,
• erschwerte Nachweise zur korrekten Beitragsberechnung und
• im ungünstigen Fall Nacherhebungen.

Wer die Umstellung frühzeitig angeht, vermeidet diese Reibungsverluste und finanzielle Risiken.

Um die Anforderungen ab 2027 zuverlässig zu erfüllen, lohnt sich ein strukturierter Blick auf folgende Handlungsfelder.